Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochrona przysługuje także w przypadku, gdy osoba zgłaszająca przekazała niedokładne informacje na temat naruszeń wskutek niezamierzonego błędu. Ochrona jest również uzasadniona w przypadku osób, które nie dostarczają konkretnych dowodów, ale zgłaszają uzasadnione obawy lub podejrzenia.
Do objęcia ochroną nie kwalifikują się natomiast osoby, które działając w złej wierze, celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, a także informacje niepoważne, mające charakter nieuzasadnionych plotek i pogłosek, lub stanowiące nadużycie. Osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, podlega odpowiedzialności karnej. Ochrona nie obejmuje także osób zgłaszających informacje, które są już w pełni publicznie dostępne.
Warunkiem uprawniającym do objęcia ochroną jest dodatkowo jednoczesne, uzasadnione przekonanie po stronie osoby zgłaszającej, że informacje takie dotyczą obszarów wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów i mające związek z działalnością Akademii Łomżyńskiej.
Zgłoszenia dotyczące relacji interpersonalnych, odnoszących się wyłącznie do osoby zgłaszającej i jej konfliktu z innym pracownikiem lub zgłoszenia dokonywane wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego, nie będą rozpatrywane w oparciu o Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa w Akademii Łomżyńskiej.
Kolejnym, niezbędnym do spełnienia warunkiem, kwalifikującym do objęcia ochroną, jest dokonanie zgłoszenia wewnętrznego albo zgłoszenia zewnętrznego, lub dokonanie ujawnienia publicznego zgodnie z procedurami ustalonymi dla tych czynności przez właściwe podmioty.