ZARZĄDZENIE  Nr 77/12
REKTORA  PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOŁY INFORMATYKI i PRZEDSIĘBIORCZOŚCI
W ŁOMŻY
z dnia,  20.grudzień  2012r.
w sprawie: opracowania  i przekazywania w formie elektronicznej sprawozdań  PWSIiP w Łomży  do systemu POL-on oraz  do Głównego Urzędu Statystycznego.  
                  Na podstawie § 46  ust.3 pkt. 4 i § 54  ust.2 pkt. 5  Regulaminu Organizacyjnego  PWSIiP w Łomży  w związku z   art. 129 a i 170 c , art. 66 ust. 2  ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku - Prawo o szkolnictwie wyższym  (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), § 1 pkt. 2 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego  z dnia 29 września 2011 r. w sprawie centralnego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych zgodnie z utworzonym systemem informacji o szkolnictwie wyższym POL-on  oraz w związku z   z art. 18 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439, z późn. zm.)

zarządzam, co następuje:
§ 1
1.    Powołuję Koordynatora Zarządzającego Sprawozdawczością(KZS) – do prowadzenia bieżącego monitoringu nad  terminowym przygotowaniem, wysyłaniem i przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa danych przesyłanych elektronicznie dotyczących sprawozdań w  systemie POL-on oraz do Głównego Urzędu Statystycznego informacji oraz  danych statystycznych.
2.    Ustalam zasady  realizacji zadań  przez osoby funkcyjne w zakresie opracowania sprawozdań w systemie POL-on oraz Statystyki Publicznej do Głównego Urzędu Statystycznego.

§ 2
1.    Za przygotowanie danych statystycznych, opracowanie i wysłanie sprawozdań do systemu POL-on oraz do Głównego Urzędu Statystycznego odpowiedzialny jest wyznaczony przez Kierownika Działu pracownik działu(osoba sporządzająca sprawozdanie statystyczne- OSS), który merytorycznie odpowiedzialny jest za zakres danych wymaganych w sprawozdaniach.
2.    Za import danych do systemu POL-on oraz do Głównego Urzędu Statystycznego odpowiadają Kierownicy Działów zgodnie z obszarem odpowiedzialności służbowej.
3.    Prawa i obowiązki Osoby Sporządzającej Sprawozdanie (OSS):
1)    odpowiada za terminowe przygotowanie oraz przekazanie sprawozdania statystycznego do GUS i w  systemie POL-on w formie elektronicznej,
2)    nadzoruje spełnienie obowiązku sprawozdawczego poprzez bieżące monitorowanie statusu sprawozdania,
3)    archiwizuje dokumentację sprawozdawczą w formie papierowej.
4.    Zadaniem Koordynatora Zarządzającego Sprawozdawczością(KZS) jest:
1)    w systemie  POL-on w PWSIiP w Łomży:
a)    tworzenie kont dla użytkowników systemu w Uczelni i zarządzanie kontami w systemie POL-on,
b)    nadzór nad  terminowym przekazywaniem sprawozdań,
c)    monitorowanie i reagowanie na zmiany wprowadzane w systemie,
d)    kontakt z pracownikami MNiSW w sprawie systemu POL-on,
e)    przekazywanie władzom Uczelni informacji o stanie sprawozdań.
2)    w zakresie przekazywania do Głównego Urzędu Statystycznego informacji oraz  danych statystycznych:
a)    nadzór nad przekazywaniem w formie elektronicznej sprawozdań statystycznych PWSIiP w Łomży  oraz funkcjonowaniem Portalu Sprawozdawczego GUS od strony PWSIiP w Łomży.
b)    powoływanie oraz odwoływanie użytkowników Portalu(osoba sporządzająca sprawozdanie statystyczne- OSS)  na wniosek kierownika jednostki  organizacyjnej  odpowiedzialnej za przygotowanie sprawozdania statystycznego- Wzór wniosku stanowi załącznik Nr 1,
c)    nadawanie ID oraz hasła dostępu osobie sporządzającej sprawozdanie,  do Portalu na wniosek Kierownika Działu,
d)    przekazywanie Kierownikowi Działu ID oraz hasła do konta OSS w celu udostępnienia osobie zastępującej głównego użytkownika w przypadku jego nieobecności w pracy,
e)    monitorowanie wykonania przez użytkowników obowiązku sprawozdawczego, poprzez przekazanie informacji do Kierowników Działu o wystąpieniu obowiązku sprawozdawczego oraz ewentualnym braku widocznego postępu w przygotowaniu sprawozdania.
5.    Nadzór nad stroną techniczną przygotowywania sprawozdań do systemu POL-on oraz do Głównego Urzędu Statystycznego pełni wyznaczony pracownik Działu Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych. Pracownik ten w szczególności odpowiedzialny  jest za:
1)    odpowiednie przygotowanie stanowiska komputerowego, które będzie służyło pracownikowi do przygotowania danych oraz do wysłania sprawozdania do systemów,
2)    przeszkolenie pracowników Uczelni w zakresie obsługi systemów,
3)    aktualizację kodów i słowników POL-on w systemie informatycznym Uczelni,
4)    udzielanie niezbędnego wsparcia merytorycznego i technicznego we wszystkich działaniach mających na celu prawidłową realizację zadań sprawozdawczych.

§ 3
1.    Bieżący monitoring, wykonanie, przesyłanie  i aktualizacja danych w systemie POL-on są realizowane w ustalonych zakresach i terminach oraz wg kompetencji przez:
1)    Dział Kształcenia w zakresie informacji dotyczących -uprawnień do prowadzenia kierunków studiów,
2)    Działu Spraw Studenckich w zakresie informacji dotyczących:
a)    kandydatów przyjętych na studia, corocznie do 5 października
b)    słuchaczy studiów podyplomowych
c)    wysokości opłat za usługi edukacyjne,
(dane w zakresie informacji dotyczących ppkt. b i c pracownicy odpowiedzialni za te obszary przekazują Kierownikowi Działu Spraw Studenckich w terminach niezbędnych do wykonania sprawozdania zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu MNiSW)
3)    Działu Współpracy z Zagranicą  w zakresie informacji dotyczących -działalności uczelni w zakresie współpracy międzynarodowej, corocznie do 15 października
4)    Kwestura - sprawozdania finansowe:
a)    sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego, corocznie do 30 czerwca,
b)    roczne sprawozdanie finansowe, corocznie do 31 lipca,
c)    plan rzeczowo-finansowy, w terminie 14 dni od daty uchwalenia przez Senat.
5)    Dział Zarządzania Kadrami w zakresie informacji dotyczących nauczycieli akademickich i pracowników naukowych, określonych w   ustawie  Prawo o szkolnictwie wyższym i przepisach wydanych przez MNiSW w sprawie centralnego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych.
2.    Bieżący monitoring, wykonanie, przesyłanie  i aktualizacja informacji oraz  danych statystycznych do Głównego Urzędu Statystycznego i MNiSW, Kierownicy Działów realizują według odpowiedzialności służbowej za dany obszar, zgodnie z informacją o obowiązkach sprawozdawczych na dany rok oraz zasadami przekazywania danych w formie elektronicznej.

§ 4
Do danych PWSIiP w Łomży w systemie POL-on mają dostęp upoważnieni pracownicy jednostek organizacyjnych  sporządzających sprawozdania i wykazy danych  oraz Rektor,  Prorektorzy, Dyrektorzy Instytutów członkowie Senatu, Kanclerz, Kwestor, Specjalista ds. Organizacji i Zarządzania i Kontroli Wewnętrznej, pracownik Kwestury prowadzący analizy ekonomiczne oraz inni pracownicy uczelni na pisemny wniosek zaakceptowany przez Rektora.

§ 5
Przekazanie przez OSS w formie elektronicznej sprawozdań do MNiSW oraz Głównego Urzędu Statystycznego dopuszczalne jest jedynie po sprawdzeniu oraz pisemnym ich zatwierdzeniu przez Kierownika Dzialu oraz Rektora PWSIiP w Łomży  lub osobę działającą w imieniu PWSIiP w Łomży, tj. Kanclerza PWSIiP w Łomży.

§ 6
1.    Zasady bezpieczeństwa
1)    KZS, OSS oraz  Kierownik Działu  mają obowiązek ochrony parametrów konta przed osobami trzecimi,
2)    KZS, OSS oraz  Kierownik Działu  odpowiadają za niewłaściwe posługiwanie się kontem w portalu, w tym za udostępnienie ID i hasła osobom trzecim,
3)     Dostęp do portalu statystycznego maja tylko zarejestrowani użytkownicy,
4)    OSS oraz Kierownik Działu  jest obowiązany niezwłocznie informować KZS o każdym przypadku:
a)    nieprawidłowego lub nietypowego działania Portalu,
b)    utraty ID lub hasła,
c)    nieprawidłowego lub nietypowego działania innych OSS lub podmiotów trzecich,
d)    dotyczących Portalu lub zawartych w nim danych,
e)    wykorzystania danych zawartych w Portalu przez osoby nieuprawnione lub do celów innych niż wynikające z obowiązku statystycznego PWSIiP w Łomży,
f)    potrzeby wyłączenia dostępu do Portalu.

§ 7
1.    Realizację postanowień niniejszego zarządzenia powierza się zgodnie z odpowiedzialnością służbową za dany obszar:
1)    Prorektorowi ds. Dydaktyki i Spraw Studenckich PWSIiP w Łomży,
2)    Kwestorowi PWSIiP w Łomży,
3)    Kierownikowi Działu Systemów Komputerowych i Telekomunikacyjnych, 
2.    Pracownicy realizujący zadania wymagane w systemie POL-on oraz przekazywania informacji oraz  danych statystycznych do Głównego Urzędu Statystycznego zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania niniejszych zasad
3.    Koordynatora  Zarządzającego Sprawozdawczością GUS i POLO-on, powołuje i odwołuje Kanclerz PWSIiP w Łomży.

§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.